事務所移転のお知らせはいつすべき？お知らせに記載する内容や種類も解説

事務所移転をおこなう場合、取引際に対してお知らせするのがビジネス上のマナーです。
もし伝えないまま引っ越しをしてしまった場合、今後の関係性や信頼関係に影響が出てしまうでしょう。
そのため、移転することが決まったら、適したタイミングで告知することが大切といえます。
今回は、事務所移転のお知らせに記載する内容や種類、タイミングについて解説します。
事務所の賃貸借契約を検討している方は、ぜひ参考になさってください。

事務所移転のお知らせに記載すべき内容

まずは、お知らせに記載すべき内容について解説します。

内容1：あいさつ文

記載すべき内容としてまず挙げられるのが、あいさつ文です。
事務所移転のお知らせには、冒頭と結びの部分に、お礼のあいさつ文を記載します。
あいさつ文の頭語には、拝啓や謹啓などの「頭語」を入れてください。
謹啓は拝啓に比べて、より丁寧な言葉となります。
結びの挨拶は、取引先と今後も良好な関係を築いていけるような、内容を心がけることがポイントです。
また、冒頭のあいさつ文とともに、時候のあいさつが必要なケースもあります。
時候のあいさつは季節やタイミングごとに異なるため、事務所移転をおこなう時期に合わせて選ぶようにしてください。

内容2：移転先の住所

移転先の住所や情報は、事務所移転のお知らせに必ず記載すべき内容です。
移転後も連絡が取れるよう、事務所の所在地や電話番号、アクセス方法などを記載します。
地図や最寄り駅からの距離を記載しておけば、より場所が伝わりやすくなるでしょう。
また、駐車場の有無や、目印になる建物や看板などがあれば、併せて掲載しておきます。

内容3：休業期間と稼働開始日

お知らせに記載する内容として、休業期間と稼働開始日も挙げられます。
事務所の場所が変わる場合、休業期間が発生するのが一般的です。
そのため、休業しているあいだは、どこに連絡をすれば良いのかを記載なさってください。
また、事務所移転をおこなう理由が、旧事務所の建て替えや、オーナーの都合でやむを得ず退去を求められたというケースがあります。
そのような場合、新しいところに引っ越しをするまでのあいだ、仮の事務所を使用することもあるでしょう。
もし仮の事務所を使う場合は、その事務所の住所や連絡先、アクセス方法や期間などを伝えておくようにします。
移転先の事務所で、いつから稼働するのかも告知しておくと、取引先も安心できます。

事務所移転のお知らせの種類

続いて、事務所移転におけるお知らせの種類について解説します。

種類1：はがき

種類としてまず挙げられるのが、はがきです。
はがきで送付する場合、取引先に丁寧な印象を与えます。
メールやラインなどが連絡手段として主流の今、はがきを出すことが少なくなっている方もいらっしゃるでしょう。
はがきをメインに、補足はほかのお知らせ方法を用いるという方法もあります。
お知らせの種類をはがきにする場合、事務所移転の情報とともに、冒頭のあいさつや時候のあいさつと結びのあいさつを記載するのが一般的です。
ただ移転をするという内容を記載するだけでなく、感謝の気持ちを伝えたり、お礼などを述べたりすると、ご自身の思いが相手に伝わるでしょう。

種類2：メール

事務所移転のお知らせの種類として、メールも挙げられます。
近年では、はがきではなく、便利なメールでお知らせを送る方法を選ぶ方も多いです。
日頃からメールでやり取りしている取引先なら、スムーズにチェックしてもらえます。
直接メールに事務所移転についての内容を書き込む場合もありますが、パソコンなどで作成した案内状を添付して送ることも、一つの方法です。
別途作成した案内状を社員に共有し、それぞれ取引先にメール送信すれば、お知らせの情報量に誤りがありません。
さらに案内状に移転先の地図を記載することによって、より丁寧なものになります。
住所だけの記載だと、場所によっては「どこだろう…？」と混乱してしまうことも考えられますが、地図があれば明確にしてもらうことができるでしょう。
また、ビジネスメールには本文とは別に、署名欄があるのが一般的です。
ここに事務所移転の日付と新住所を明記しておけば、相手にすぐに伝えることができます。
ただし、署名欄までしっかり見ていない可能性があるので、念のために記載しておくというイメージで考えてください。

種類3：Webサイト

Webサイトも、お知らせの種類の一つです。
インターネットで情報を得ることが当たり前の今、自社のホームページにて事務所移転のお知らせを告知する方も多いことと思います。
しかし、ホームページに記載する場合、掲載しても見てもらえなければ、移転を知ってもらうことができません。
たとえば美容室やレストランなどであれば、ユーザーが営業時間を調べたり、予約を入れたりする際にホームページに訪問します。
そのときに移転することを、把握してもらうことが可能です。
しかし、企業間の場合、お互いのホームページを見ることは少ないのではないでしょうか。
Webサイトは情報を探している方に対し、必要な情報を提供できる場所となります。
そのため、事務所移転のお知らせを掲載することが、必ずしも周知にならないことを押さえておく必要があります。
もしWebサイトで告知したい場合は、はがきやメールを併用するのがおすすめです。
はがきやメールで伝えきれない内容を知ってもらえるよう、Webサイトへ誘導する文言を入れておくと、チェックしてもらえるでしょう。

送付するまでの手順と方法

事務所移転のお知らせを送付するまでの、手順と方法は下記のとおりです。

●引っ越し先の情報を確認する
●送付先をリストアップする
●お知らせの種類を選ぶ
●作成して送付する

引っ越し先の情報を間違えて記載すると、混乱を招くため注意が必要です。
お知らせの種類を取引先によって変える場合は、重複しないよう気を付けてください。
複数人で作業をする場合は、情報を共有しておくことをおすすめします。

事務所移転のお知らせをおこなうタイミング

最後に、事務所移転のお知らせをおこなう、タイミングについて解説します。

送付のタイミングは？

お知らせを送付するタイミングは、移転する前の1か月前が理想的です。
遅くても、2週間前までには取引先に到着するよう準備しておきます。
2か月～3か月前にお知らせを作成し、1か月前にメールや電話で知らせると、相手に丁寧な印象を与えることができるでしょう。

準備を完了すべきタイミングは？

送付の準備も、余裕を持っておこなうことが大切です。
直前になると移転作業で忙しくなり、案内まで手が回らなくなる可能性があります。
引っ越しの準備で忙しいタイミングでお知らせを作成すると、情報を間違えてしまったり誤字や脱字があったりするかもしれません。
また、取引先が、旧住所で契約書や請求書を作成してしまう可能性もあるでしょう。
大切な取引先への通知が遅れると、ビジネスチャンスを逃すことにもなりかねないので、余裕を持って準備しておくようにします。

まとめ

事務所移転をおこなう際は、取引先との良好な関係性を続けるためにも、移転のお知らせを送付するのが一般的です。
お知らせの種類は、はがきやメール、Webサイトなどいくつかの種類があり、移転することを多くの方に知ってもらえるよう、併用するのも一つの方法といえます。
移転の1か月～2週間前までに到着するよう、手配しておくと安心です。