オフィスに固定電話を設置するメリット・デメリットとは？回線の種類も解説

近年は、オフィスに固定電話を廃止している企業も増えてきました。
しかし、スマートフォンや携帯電話が普及したものの、固定電話を置くことで得られるメリットもあります。
そこで、オフィスに固定電話を設置するメリット・デメリット、固定電話の回線の種類について解説します。

オフィスに固定電話を設置するメリットとは？

スマートフォンが普及したものの、実際はオフィスに固定電話を設置する会社は少なくありません。
それでは、オフィスに固定電話を設置することは、どのようなメリットが得られるのでしょうか。
ここでは、オフィスに固定電話を設置するメリットを見ていきましょう。

メリット①：信用が得られやすい

固定電話を設置することは、会社としての信用が得られやすいといったメリットがあります。
たとえば、名刺に会社の固定電話ではなく、スマートフォンの電話番号が記載されていると、会社の実在性が疑われることがあります。
一方で、固定電話が記載されていれば、信頼できる企業と相手に好印象を残すことができるでしょう。
また、固定電話の設置は、取引先だけでなく金融機関からの信用にもつながります。
それにより、固定電話があれば、ローンを組む際や融資を受ける際に、審査を有利に進めることが期待できます。
このように、固定電話の設置は、企業の信用性が上がり取引先や金融機関と良好な関係を築きやすいといえるでしょう。

メリット②：安い価格でFAXを利用できる

安い価格でFAXを利用できることも、固定電話を設置するメリットといえます。
電子メールなどの普及により、ペーパーレス化が進んでいますが、FAXを利用している会社はまだまだ多いです。
なかには、インターネットFAXというものもありますが、割高になるケースも少なくありません。
そんな時に、固定電話を設置すれば、安くでFAXを利用できるため、使用する頻度が高い場合はメリットが大きいといえるでしょう。

メリット③：プライベートと区別できる

固定電話を設置することは、仕事とプライベートとの区別ができる点もメリットといえます。
たとえば、固定電話を設置せずにスマートフォンを利用していると、休日であっても仕事の電話がかかってくる可能性があります。
そうなれば、仕事のオン・オフの線引きが難しくなるでしょう。
一方で、固定電話を会社の代表番号にしていれば、仕事とプライベートを区別でき、不要な人間関係トラブルを回避できます。

オフィスに固定電話を設置するデメリットとは？

オフィスに固定電話を設置することには、デメリットも存在します。
そのため、メリットだけでなくデメリットも考慮し、固定電話の設置を検討しましょう。
ここでは、オフィスに固定電話を設置するデメリットを解説します。

デメリット①：設置にコストがかかる

オフィスに固定電話を設置するデメリットとしてまず挙げられるのが、設置にコストがかかることです。
まず、固定電話を設置するためには、回線の引き込みや通信装置の設置をおこなう開通工事が必要です。
また、電話機の購入や回線を利用するための施設設置負担金なども支払う必要があるでしょう。
このように、固定電話の導入には時間や手間、コストがかかる点がデメリットです。

デメリット②：電話対応できる人材確保が必要

オフィスに固定電話を設置すると、電話を取り次ぐ業務が発生します。
電話応対のスタッフが電話に出て、担当者に取り次いだり、留守の場合は要件を聞いてメモをしたり、担当者に要件を伝えたりといった業務が必要になってきます。
そのため、電話応対に携わる人材確保が必要になってくるでしょう。
一方で、固定電話を設置しなければ、担当者に直接連絡が入るため、伝達ミスもなくなります。
このように、固定電話を設置することで作業の中断や伝達ミスが発生し、生産性の低下といったデメリットが生じやすくなります。

デメリット③：リモートワークと相性が悪い

新型コロナ感染症をきっかけに、リモートワークやテレワークが急速に進みました。
しかし、固定電話が設置してあることで、リモートワークがしづらいといったデメリットが生じます。
実際に、リモートワークを実施した企業の中で、緊急事態宣言中でも固定電話対応のために出社しなければならなかったといった調査結果が出ています。
仮に、固定電話を設置していなければ、スマートフォンで対応できるため、わざわざ出社する必要がなく、リモートワークを問題なくおこなうことが可能です。
このように、固定電話が設置してあると、リモートワークやテレワークができないといったデメリットがあります。

オフィスに固定電話を設置する際の回線の種類

オフィスに固定電話を設置する場合、どのような回線を選べば良いのでしょうか。
固定電話というと、NTTの加入電話を思いつく方が多いですが、近年はさまざまな種類の回線サービスがあります。
また、回線の種類によって特徴や費用が異なるため、予算や必要に応じて検討すると良いでしょう。
ここでは、固定電話の回線の種類について解説します。

回線の種類①：アナログ回線

1つ目の回線の種類は、アナログ信号で通信する電話回線の「アナログ回線」です。
アナログ回線は、昔から使われており、もっとも一般的な回線といえるでしょう。
これは、銅線で電話機をつなぎ音声を伝えるため、停電時でも問題なく利用できます。
利用するには、NTTへの申し込みが必要で、初期費用として契約料・施設設置負担が約4万円程度必要です。
また、月々の利用料として2,000～3,000円程度かかります。
アナログ回線は、オフィスにインターネット環境がない場合や災害時も利用したい場合におすすめです。

回線の種類②：デジタル回線

2つ目の回線の種類は、デジタル信号でデータの送受信をおこなう「デジタル回線」です。
1つの電話番号で2回線分利用できるので、固定電話とFAX・インターネットを利用できます。
デジタル回線は、オフィスを中心に普及しており、現在も多く利用されている回線です。
デジタル回線もアナログ回線と同様に、NTTへの申し込みが必要で、同様に契約料と施設設置負担金が4万円程度かかります。
また、月々の利用料として4,000円程度必要です。
音声データをデジタル信号に変換しながら伝送するため、クリアな音声を希望している方にはおすすめの回線です。

回線の種類③：光回線

3つ目の回線の種類は、光ファイバーと呼ばれる特殊なケーブルを使用した「光回線」です。
光回線は、デジタル回線の一種ですが、光回線は光の点滅を使って送受信する点が大きく異なります。
この光回線は、NTT以外にも多くのインターネット事業者が光回線を提供しています。
光回線の特徴は、音声通話の音質が良好で、かつ通信速度が非常に速いことです。
ただし、インターネット回線が不通となると、電話も使用できなくなる点に注意が必要です。
また、通話料金の月額料金は比較的高めに設定されています。
電話を利用する機会が多い場合や市外局番から始まる電話番号を取得したい場合には、おすすめの回線です。

まとめ

オフィスに固定電話を設置するメリットは、取引先や金融機関からの信用が得られやすいことやプライベートとの線引きがしやすいことです。
一方で、電話設置にコストや手間がかかること、電話応対に必要な人材を確保しなければならないことなどのデメリットがあるため、メリットだけでなくデメリットも考慮し、設置を判断することが大切です。
また、固定電話の回線の種類は複数あるため、特徴や費用を比べながら最適な回線を選ぶと良いでしょう。